Office Manager AKSOS Accountants - Groningen

Ben jij iemand die graag regelt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen? Zie jij vaak al wat er nodig is voordat iemand erom vraagt? Dan pas je waarschijnlijk goed bij ons.

Als officemanager werk je vanuit ons kantoor in Groningen. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van het ondersteunen van collega’s en het beheren van agenda’s tot het organiseren van bijeenkomsten en het verbeteren van administratieve processen. Je wacht niet af, maar pakt aan. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo leuk.

Wat ga je doen? 

Je krijgt een brede en afwisselende functie. Je bent onderdeel van het secretariaat, ondersteunt het volledige kantoorteam en werkt daarnaast als directiesecretaresse voor onze zeven partners. Je houdt je onder andere bezig met:

• beantwoorden en verwerken van vragen van collega’s, bijvoorbeeld over ons CRM-systeem;

• aannemen van de telefoon en beheren van de centrale mailbox;

• sporadisch ontvangen en verwelkomen van klanten op kantoor;

• opstellen van opdrachtbevestigingen en andere documenten;

• aanmaken van nieuwe klanten in ons CRM-systeem en uitvoeren van de bijbehorende administratieve werkzaamheden;

• beheren van agenda’s en inplannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten voor het management;

• organiseren van interne bijeenkomsten en lunches;

• mede organiseren van personeelsuitjes;

• ondersteunen bij de indiensttreding van nieuwe collega’s, bijvoorbeeld door laptops gereed te maken en profielen aan te maken;

• beheren en aanvullen van de kantoorvoorraad;

• onderhouden van contact met leveranciers en andere betrokken partijen;

• oplossen en coördineren (eenvoudige) IT-vragen samen met leveranciers;

• signaleren en verbeteren van administratieve processen en onze interne dienstverlening.

Je werkzaamheden laten zich niet altijd vooraf plannen. Soms ontstaat er iets dat direct moet worden geregeld. Jij weet dan snel te schakelen, stelt de juiste prioriteiten en houdt het overzicht.

Met wie werk je samen? 

Je werkt nauw samen met het complete kantoorteam. Dat bestaat onder andere uit accountants, fiscalisten en collega’s op het gebied van juridisch advies en HRM. Binnen het secretariaat zorgen jullie er samen voor dat collega’s en partners goed worden ondersteund. Je krijgt veel contact met verschillende mensen binnen en buiten AKSOS. Daardoor weet je wat er speelt en kun je snel inspelen op wat nodig is.

Wie ben jij? 

Je bent een proactieve en servicegerichte duizendpoot. Je denkt liever in oplossingen dan in problemen en krijgt energie van regelen, plannen en ondersteunen. Je communiceert makkelijk, werkt nauwkeurig en kunt goed omgaan met verschillende belangen en deadlines. Ook wanneer er meerdere dingen tegelijk spelen, bewaar jij de rust en het overzicht. Deze functie past goed bij je als je:

• mbo+ of hbo-werk- en denkniveau hebt;

• ervaring hebt in een ondersteunende, secretariële of organiserende functie;

• zelfstandig kunt werken, maar ook graag samenwerkt;

• energie krijgt van contact met mensen en afwisseling in je werk;

• werkzaamheden zelf signaleert en niet afwacht totdat iemand je een opdracht geeft;

• snel kunt schakelen en goed kunt omgaan met ad-hocwerkzaamheden;

• uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden hebt;

• stressbestendig bent en goed met deadlines kunt omgaan;

• goed overweg kunt met software als Microsoft Office, Canva en Simplicate CRM;

• tussen de 24 en 40 uur per week beschikbaar bent.

Wat bieden wij jou? 

Bij AKSOS krijg je een afwisselende functie waarin je veel verantwoordelijkheid en ruimte krijgt om initiatief te nemen. Je hebt contact met het hele kantoor en kunt echt bijdragen aan de manier waarop we samenwerken en onze werkzaamheden organiseren. Daarnaast kun je rekenen op:

• een zorgvuldig onboardingprogramma, zodat je snel je plek binnen AKSOS vindt;

• een salaris dat past bij jouw opleiding, kennis en ervaring;

• 8% vakantiegeld, jaarlijks uitbetaald in mei;

• 30 vakantiedagen per jaar op basis van een 40-urige werkweek;

• een reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer;

• alle faciliteiten die je nodig hebt om je werk goed te doen;

• een goede pensioenregeling;

• een onkostenvergoeding voor het gebruik van je telefoon;

• een sportabonnement waarmee je onbeperkt kunt sporten bij meer dan 400 locaties;

• een goede werk-privébalans: overwerken is bij ons niet de standaard;

• een gezellig team met korte lijnen en leuke activiteiten, zoals borrels en personeelsdagen.

Je start met een jaarcontract voor 24 tot 40 uur per week. Bevalt het van beide kanten? Dan hebben we de intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband.

Kom jij ons kantoor versterken? 

Zie jij jezelf al zorgen dat alles op kantoor goed geregeld is? Dan maken we graag kennis met je.

Stuur ons je cv en een korte motivatie. We horen vooral graag wie jij bent, waar je energie van krijgt en waarom deze functie goed bij je past.